Pełnomocnictwo notarialne – kiedy jest potrzebne i jak je przygotować?

Pełnomocnictwo pozwala powierzyć innej osobie działanie w swoim imieniu, gdy osobiste wykonanie określonej czynności nie jest możliwe lub wygodne. Jego forma zależy od rodzaju czynności, którą ma wykonać pełnomocnik, dlatego zwykłe pisemne upoważnienie nie zawsze będzie wystarczające. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy pełnomocnictwo powinno mieć formę aktu notarialnego, a kiedy wystarczy poświadczenie własnoręczności podpisu. Omawiamy również rodzaje pełnomocnictw, koszty ich sporządzenia, wymagane dane i dokumenty oraz zasady odwołania i wygaśnięcia umocowania.

Czym jest pełnomocnictwo notarialne?

Pełnomocnictwo to dokument, w którym mocodawca, czyli osoba udzielająca pełnomocnictwa, upoważnia pełnomocnika do działania w swoim imieniu. Umocowanie oznacza zakres uprawnienia pełnomocnika do dokonywania czynności ze skutkiem prawnym dla mocodawcy. Zakres ten może obejmować wiele bieżących spraw albo zostać ograniczony do jednej, dokładnie określonej czynności.

Pełnomocnictwo może zostać sporządzone w formie aktu notarialnego albo jako dokument prywatny, na którym notariusz poświadcza własnoręczność podpisu. W pierwszym przypadku notariusz sporządza akt obejmujący treść oświadczenia mocodawcy. W drugim potwierdza, że wskazana osoba własnoręcznie złożyła podpis na przedstawionym dokumencie.

Cecha	Akt notarialny	Poświadczenie podpisu
Rola notariusza	Notariusz sporządza akt notarialny	Notariusz potwierdza własnoręczność podpisu
Zastosowanie	Gdy przepisy wymagają takiej formy pełnomocnictwa	Gdy wystarcza dokument z podpisem poświadczonym notarialnie
Treść dokumentu	Akt sporządza notariusz na podstawie informacji o sprawie	Dokument może zostać przygotowany wcześniej
Maksymalna taksa	30 zł netto przy jednej czynności lub 100 zł netto przy więcej niż jednej czynności	20 zł netto za poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie

Taksa notarialna to wynagrodzenie notariusza za czynność notarialną, którego maksymalną wysokość określają przepisy. Do aktu notarialnego mogą dojść również opłaty za wypisy  (urzędowe kopie wydawane przez notariusza). Stawki za sporządzenie aktu pełnomocnictwa i poświadczenie podpisu dotyczą dwóch różnych czynności notarialnych.

Kiedy pełnomocnictwo musi mieć formę notarialną?

Co do zasady pełnomocnictwo powinno mieć taką formę, jaka jest wymagana dla czynności prawnej, którą ma wykonać pełnomocnik. Wynika to z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli więc dana czynność wymaga formy szczególnej, czyli określonej przez przepisy formy prawnej, pełnomocnictwo do jej wykonania również powinno zostać udzielone w tej formie.

Dotyczy to przede wszystkim czynności wymagających aktu notarialnego, takich jak:

• sprzedaż lub darowizna nieruchomości;
• zawarcie umowy majątkowej małżeńskiej, czyli np. intercyzy;
• inne czynności dotyczące nieruchomości, jeżeli przepisy wymagają dla nich aktu notarialnego;
• określone czynności spadkowe lub spółkowe, jeżeli przepisy przewidują dla nich szczególną formę.

Nie oznacza to jednak, że każda sprawa dotycząca nieruchomości, majątku małżeńskiego czy spadku automatycznie wymaga identycznego pełnomocnictwa. Znaczenie ma konkretna czynność, którą ma wykonać pełnomocnik.

Pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe i szczególne

Zakres pełnomocnictwa powinien odpowiadać zakresowi powierzonych spraw. Kodeks cywilny wyróżnia przede wszystkim pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe i szczególne.

Rodzaj	Zakres	Przykład
Ogólne	Czynności zwykłego zarządu	Bieżące prowadzenie spraw majątkowych
Rodzajowe	Określony rodzaj czynności	Reprezentowanie mocodawcy przy określonej kategorii spraw
Szczególne	Konkretna czynność	Sprzedaż wskazanej nieruchomości

Czynności zwykłego zarządu to typowe, bieżące działania związane z prowadzeniem określonych spraw, niewykraczające poza ich normalne funkcjonowanie. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje właśnie takie czynności. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, a jeżeli ustawa tego wymaga – pełnomocnictwo do konkretnej czynności.

Przy jednorazowej transakcji warto więc dokładnie opisać czynność i granice umocowania. Szerszy zakres może być uzasadniony wtedy, gdy pełnomocnik ma regularnie zajmować się określoną kategorią spraw.

Pełnomocnictwo do sprzedaży lub zakupu nieruchomości

Przy nieruchomości treść pełnomocnictwa powinna pozwalać jednoznacznie ustalić, czego dotyczy umocowanie. W zależności od planowanej transakcji istotne mogą być m.in. dane nieruchomości, numer księgi wieczystej, jej położenie oraz warunki, na jakich pełnomocnik może dokonać czynności.

Przykładowo pełnomocnictwo może określać uprawnienie do sprzedaży konkretnego lokalu wraz ze wskazaniem jego numeru, adresu i księgi wieczystej oraz minimalnej ceny sprzedaży. Przy zakupie nieruchomości finansowanym kredytem zakres umocowania może wymagać dodatkowego uwzględnienia czynności związanych z ustanowieniem zabezpieczenia na rzecz banku, np. ustanowieniem hipoteki (czyli zabezpieczeniem wierzytelności na nieruchomości, które pozwala bankowi dochodzić zaspokojenia na zasadach określonych w przepisach).

Im bardziej szczegółowa jest planowana transakcja, tym ważniejsze jest dopasowanie zakresu pełnomocnictwa do jej rzeczywistych warunków.

Jakie dane i dokumenty przygotować?

Do sporządzenia pełnomocnictwa potrzebne są przede wszystkim dane mocodawcy i pełnomocnika oraz informacje dotyczące czynności, której ma dokonać pełnomocnik. Przy sprawach związanych z nieruchomościami potrzebne mogą być również dokumenty pozwalające jednoznacznie zidentyfikować nieruchomość.

Zwykle należy przygotować:

• dane mocodawcy – imię i nazwisko, PESEL, adres oraz dane dokumentu tożsamości;
• dane pełnomocnika – imię i nazwisko, PESEL, adres i inne dane potrzebne do identyfikacji;
• informacje o czynności – jej rodzaj, przedmiot oraz ewentualne ograniczenia;
• dokumenty dotyczące sprawy, np. numer księgi wieczystej i dokument nabycia nieruchomości.

Nie ma potrzeby samodzielnego sporządzania treści aktu notarialnego. Istotne jest przekazanie notariuszowi kompletnych informacji o celu pełnomocnictwa i planowanej czynności.

Czy mocodawca i pełnomocnik muszą przyjść razem?

Nie. Przy udzielaniu pełnomocnictwa oświadczenie składa mocodawca, dlatego pełnomocnik co do zasady nie musi być obecny przy sporządzaniu aktu ani podpisywać pełnomocnictwa. Konieczne jest natomiast przekazanie prawidłowych danych pozwalających go zidentyfikować.

Rozwiązanie to jest szczególnie istotne, gdy pełnomocnik mieszka w innym mieście lub za granicą. Po sporządzeniu aktu można przekazać mu wypis pełnomocnictwa.

Jak długo obowiązuje pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo nie musi zawsze zawierać określonej daty wygaśnięcia. Można wskazać konkretny termin albo ograniczyć umocowanie do wykonania określonej czynności. Przy jednorazowej transakcji precyzyjne określenie zakresu pełnomocnictwa może ograniczyć późniejsze wątpliwości.

Pełnomocnictwo może zostać odwołane albo wygasnąć z innych przyczyn przewidzianych w przepisach. Co do zasady umocowanie wygasa również ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika. Wyjątek jest możliwy, jeżeli w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Jak odwołać pełnomocnictwo?

Co do zasady pełnomocnictwo może zostać odwołane w każdym czasie. Wyjątek może wynikać z sytuacji, w której mocodawca zrzekł się prawa do odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Odwołanie pełnomocnictwa jest jednostronnym oświadczeniem mocodawcy. Nie oznacza to, że jeżeli zostało ono udzielone w formie aktu notarialnego, jego odwołanie zawsze musi mieć taką samą formę. Dla bezpieczeństwa warto jednak zadbać o możliwość wykazania, że pełnomocnik został poinformowany o odwołaniu.

W przypadku pełnomocnictw ogólnych w sprawach podatkowych obowiązują odrębne zasady. Takie pełnomocnictwo zgłasza się za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, a jego ustanowienie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie są skuteczne od momentu odpowiedniego wpisu do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Rejestr prowadzi Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wieluniu w imieniu Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Nie należy utożsamiać CRPO z ogólnym rejestrem wszystkich pełnomocnictw. Dotyczy on pełnomocnictw ogólnych w sprawach podatkowych.

Pełnomocnictwo dla osoby przebywającej za granicą

Osoba przebywająca za granicą może w określonych sytuacjach skorzystać z czynności konsularnych albo sporządzić dokument przed miejscowym notariuszem. Zakres czynności, które może wykonać konsul, jest określony przepisami (może on m.in. poświadczać własnoręczność podpisu), natomiast sporządzenie aktu notarialnego przez niego wymaga pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości.

Jeżeli pełnomocnictwo sporządza zagraniczny notariusz, przed wykorzystaniem dokumentu w Polsce może być konieczne jego dodatkowe uwierzytelnienie. W zależności od państwa może chodzić o Apostille albo legalizację. Apostille jest stosowana w relacjach między państwami objętymi konwencją haską, natomiast legalizacja znajduje zastosowanie w innych przypadkach, zgodnie z właściwymi przepisami i umowami międzynarodowymi. Dokument sporządzony w języku obcym może wymagać również tłumaczenia na język polski.

Przy czynnościach dotyczących nieruchomości szczególnie istotne jest ustalenie wymaganej formy jeszcze przed sporządzeniem dokumentu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której zagraniczne pełnomocnictwo nie spełnia wymogów potrzebnych do dokonania czynności w Polsce.

Najczęstsze błędy przy pełnomocnictwie notarialnym

Problemy często wynikają nie z braku samego dokumentu, lecz z nieprawidłowego określenia jego zakresu. Przed sporządzeniem pełnomocnictwa warto więc ustalić nie tylko dane stron, ale przede wszystkim czynność, którą pełnomocnik ma wykonać.

Najczęstsze błędy to:

• niewłaściwa forma dokumentu – zwykłe pisemne upoważnienie nie zastąpi pełnomocnictwa w formie wymaganej przez przepisy;
  
  
• zbyt ogólny zakres umocowania – dokument może nie obejmować konkretnej czynności, którą ma wykonać pełnomocnik;
  
  
• brak dodatkowego uprawnienia – np. do ustanowienia zabezpieczenia związanego z finansowaniem zakupu nieruchomości;
  
  
• niepełne dane przedmiotu czynności – szczególnie przy nieruchomościach;
  
  
• nieuwzględnienie istotnych okoliczności dotyczących mocodawcy, np. pozostawania w małżeństwie i ustroju majątkowego.

Zakres pełnomocnictwa warto zweryfikować przed podpisaniem dokumentu, ponieważ późniejsze uzupełnienie brakującego umocowania może wymagać sporządzenia kolejnego dokumentu.

FAQ – najczęstsze pytania

Sprawdź naszą sekcję FAQ z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania.

Ile kosztuje pełnomocnictwo notarialne?

Maksymalna taksa notarialna za pełnomocnictwo do dokonania jednej czynności wynosi 30 zł netto, a za pełnomocnictwo obejmujące więcej niż jedną czynność – 100 zł netto. Poświadczenie własnoręczności podpisu na pełnomocnictwie ma odrębną maksymalną stawkę 20 zł netto. Do kosztu aktu mogą dojść opłaty za wypisy, których maksymalna stawka wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Do wskazanych kwot doliczany jest VAT.

Czy pełnomocnik może sprzedać nieruchomość na własną rzecz?

Co do zasady pełnomocnik nie może być jednocześnie drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy. Wyjątek może wynikać z treści pełnomocnictwa albo zachodzić wtedy, gdy ze względu na charakter czynności wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy.

Co zrobić, jeśli zgubię wypis aktu notarialnego?

Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii notarialnej. Osoba uprawniona może więc zwrócić się do notariusza o wydanie kolejnego wypisu dokumentu.

Czy pełnomocnik odpowiada za długi mocodawcy?

Samo udzielenie pełnomocnictwa nie powoduje przejęcia przez pełnomocnika zobowiązań mocodawcy. Pełnomocnik działa w granicach udzielonego mu umocowania i nie staje się przez to stroną zobowiązań osoby, którą reprezentuje.

Czy pełnomocnictwo wygasa po śmierci mocodawcy?

Co do zasady tak, ponieważ art. 101 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje wygaśnięcie umocowania ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika. Możliwe jest jednak odmienne zastrzeżenie w pełnomocnictwie, jeżeli uzasadnia je treść stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Czy do odwołania pełnomocnictwa potrzebny jest notariusz?

Nie zawsze. Odwołanie pełnomocnictwa nie wymaga automatycznie takiej samej formy jak dokument, którym zostało udzielone. W przypadku pełnomocnictw podlegających szczególnym zasadom, np. ogólnych pełnomocnictw podatkowych, należy natomiast zastosować procedurę przewidzianą dla danego rodzaju umocowania.